Serviço de Biblioteca, Documentação e Arquivo Histórico-Diplomático

Directora: Dra. Maria Isabel Fevereiro

Tel: 21 3946305
Fax: 21 3946029

Abreviadamente designada por DBDA, a Direcção de Serviços de Biblioteca, Documentação e Arquivo Histórico Diplomático apresenta, como competências principais:

• Em estreita cooperação com o IDI, elaborar a sinopse e fazer a compilação dos actos solenes de carácter internacional de que Portugal seja parte, ou em que tenha interesse, bem como das decisões dos tribunais superiores portugueses em matéria de Direito Internacional e das decisões dos tribunais internacionais cuja jurisdição Portugal tenha aceite ou perante os quais tenha sido parte;
• Coordenar e orientar a produção e difusão das publicações e outro material de apoio às actividades do Instituto e colaborar na edição de monografias, revistas e outros meios de divulgação da problemática da Política Externa;
• Manter devidamente catalogadas as colecções bibliográficas e documentais à sua guarda, incluindo a legislação e as disposições de execução permanente relativas aos serviços do MNE, informatizando-as de harmonia com os princípios da biblioteconomia;
• Proceder ao controlo e elaborar a calendarização das transferências e incorporações documentais;
• Manter a gestão do arquivo intermédio;
• Gerir o arquivo definitivo; e
• Assegurar o atendimento do público investigador.

Junto da DBDA, embora não seja clara a sua ligação orgânica ao IDI, funciona a Comissão de Selecção e Desclassificação, à qual cabe avaliar a documentação que possui valor permanente, a integrar o arquivo definitivo; recomendar a eliminação da restante documentação, estabelecendo prazos de conservação; e avaliar, dando um parecer, sobre quaisquer documentos que devem permanecer classificados nos termos da lei.

O funcionamento interno tanto do Serviço de Biblioteca e Documentação Diplomática como do Arquivo Histórico-Diplomático são definidos por um regulamento aprovado pelo Secretário-Geral, sob proposta do Director do serviço e ouvindo o Director do Instituto Diplomático.

Serviço de Biblioteca e Documentação Diplomática

Este serviço surgiu em 1994 integrado no Instituto Diplomático (criado no mesmo ano) e em 2007 foi fundido na DBDA. O Serviço de Biblioteca e Documentação Diplomática mantem uma vasto e valioso fundo bibliográfico e/ou documental, especializado nas “áreas da Diplomacia, História Diplomática, Política Internacional, Direito Internacional, Economia Política e História.”

De acordo com o Despacho N.º 2976/98, II Série (que tacitamente se mantém “em vigor”, apesar da nova orgânica de 2007), o espólio do Serviço de Biblioteca e Documentação Diplomática compreende:

• Monografias, séries, publicações periódicas e obras de referência nas áreas supracitadas;
• Colecções de tratados;
• Colecções de documentos de organismos internacionais;
• Compilação e sinopse de legislação (desde o ano de 1715);
• Boletins oficiais de antigas colónias;
• Publicações do Ministério dos Negócios Estrangeiros;
• Colecções de mapas e Cartografia;
• Colecção de obras estrangeiras relativas aos Descobrimentos, à Expansão Portuguesa no Mundo, ao Património Cultural Português e à irradiação da Cultura Portuguesa; e ainda
• Colecções e obras doadas ou adquiridas, de reconhecido valor.

Quanto às suas principais competências, este serviço está encarregue de:

• Compilar e elaborar a sinopse de acordos, tratados e outros actos solenes de carácter internacional de que Portugal seja parte, partindo do levantamento diário realizado com base no jornal oficial;
• Compilar a legislação sobre os serviços centrais do Ministério dos Negócios Estrangeiros, bem como outros Ministérios, Função Pública em geral ou outra que se revele de interesse para o MNE;
• Actualizar, catalogar, indexar, organizar e armazenar, de acordo com os princípios biblioteconómicos, o fundo documental, constituindo bases de dados nas áreas da sua especialização;
• Difundir o fundo bibliográfico da biblioteca, nomeadamente, as novas aquisições;
• Colaborar na edição de publicações; e
• Ser depositário e coordenador da distribuição das publicações editadas pelo Ministério dos Negócios Estrangeiros.

As obras podem ser requisitadas, até ao número máximo de três em simultâneo, sob a forma de empréstimo domiciliário por um período de trinta dias, somente pelos funcionários do Ministério dos Negócios Estrangeiros. Contudo, este serviço dispõe também de salas de leitura para os utilizadores externos para efeito de consulta das mesmas. Estes últimos só poderão requisitar até ao número máximo de três obras durante uma semana, renovável por um período de igual duração.

A este serviço são também, frequentemente, solicitados pedidos de informação, por escrito ou via telefónica, por parte de utilizadores internos e externos. Estes pedidos são tanto do tipo bibliográfico, como ao nível dos tratados, acordos e convenções, ou mesmo de legislação.

É ainda importante referir que desde o ano de 1997 que este serviço dispõe de uma base de dados informatizada que inclui as referências bibliográficas de:

• Monografias e analíticos de periódicos, adquiridas desde Janeiro de
  1997, bem como publicações, nas áreas em que o SBDD é especializado, que datam desde a década de 70;
• Acordos e tratados bilaterais e multilaterais, que incluem as referências de todos os actos solenes internacionais, subscritos por Portugal (bem como dos países que, posteriormente, o fizeram) e publicados em jornal oficial, isto é, no Diário do Governo ou Diário da República, desde o início do século;
• Legislação, contendo as referências a diplomas publicados em jornal oficial desde Janeiro de 1997, emanados tanto de ou sobre o MNE, como da Função Pública em geral ou outros assuntos de interesse para o MNE. Foram, igualmente, introduzidas, as referências existentes nos catálogos do SBDD desde meados da década de 80.

O Arquivo Histórico-Diplomático

Integrado igualmente na DBDA e sob a alçada do Instituto Diplomático (desde 1997) está o Arquivo Histórico-Diplomático, um organismo, anteriormente com o estatuto de Direcção de Serviços, integrado no IDI em 1997.

O acervo à guarda do Arquivo Histórico-Diplomático compreende cerca de 6.000 metros lineares. Os seus principais fundos são os seguintes: Fundo Ministério dos Negócios Estrangeiros e Grupo de Fundos Arquivos Privados. O primeiro fundo inclui documentação proveniente

• Dos serviços da administração central, de 1850 a 1985;
• Das embaixadas, legações e representações portuguesas no estrangeiro, de 1819 a 1985;
• Das missões e delegações permanentes de Portugal junto das principais Organizações Internacionais, de 1949 a 1977;
• Tratados e outros actos internacionais subscritos por Portugal, incluindo ratificações e adesões, de 1839 a 1995; e, finalmente,
• Monografias elaboradas por diplomatas e outros funcionários do MNE, em exercício das suas funções, de 1922 a 1966.

O segundo fundo é constituído por documentos privados de antigos ou actuais funcionários do Ministério dos Negócios Estrangeiros adquiridos por compra ou doação, nomeadamente: José d’Almada, Eduardo Brazão, Andrade Corvo, Joaquim José Machado, Batalha Reis e Teixeira de Sampaio.

A consulta da documentação do Arquivo Histórico-Diplomático está aberta aos funcionários do MNE e a investigadores portugueses ou estrangeiros. Funciona de segunda a sexta-feira, das 9h às 12:30 e das 14h às 17:30, com excepção do mês de Agosto e durante a semana após a Páscoa.

DESPACHO N.º 2876/98 (2ª SÉRIE):

A biblioteca do Ministério dos Negócios Estrangeiros possui um vasto e rico fundo documental, nomeadamente nas áreas da diplomacia, relações internacionais, direito internacional, economia internacional e história.

Sendo inicialmente o seu acervo documental tratado como instrumento de trabalho privativo do Ministério e seus funcionários, reconheceu-se, a partir de 1986, a importância da comunicação e difusão da informação contida nos seus fundos, permitindo-se o regime de consulta dos seus documentos a utilizadores externos.
A biblioteca ganhou, assim, uma maior dinâmica e um papel de inegável relevância e prestígio.

A actual Lei Orgânica do Ministério dos Negócios Estrangeiros, aprovada pelo Decreto-Lei n.º 48/94, de 24 de Fevereiro, reestruturou o departamento, criando o Serviço de Biblioteca e Documentação Diplomática e integrando-o no Instituto Diplomático.

O art. 29º, n.º 1, alínea d), do atrás referenciado Decreto-Lei n.º 48/94, prevê a elaboração do Regulamento do Ministério dos Negócios Estrangeiros, dele constituindo parte integrante a regulamentação dos seus serviços.
Assim, determino o seguinte:

1.º  É aprovado o Regulamento do Serviço de Biblioteca e Documentação Diplomática em anexo.
2.º  O Regulamento entrará em vigor 30 dias após a data da publicação do presente despacho.

2 de Fevereiro de 1998 - O Ministro dos Negócios Estrangeiros,
Jaime José Matos da Gama.

Regulamento do Serviço de Biblioteca e Documentação Diplomática

Artigo 1.º
Natureza e especialização

Os fundos bibliográficos e documentais do Serviço de Biblioteca e Documentação do Ministério dos Negócios Estrangeiros compreendem:
a)  Monografias, séries, publicações periódicas e obras de referência sobre política internacional, história diplomática e história em geral;
b)  Colecções de tratados;
c)  Colecções de documentos de organismos internacionais;
d)  Compilação e sinopse de legislação (desde 1715);
e)  Boletins oficiais de antigas colónias;
f)  Publicações do Ministério;
g)  Colecção de mapas e cartografia;
h)  Colecção de obras estrangeiras relativas aos descobrimentos, à expansão portuguesa no Mundo, ao património cultural português e à irradiação da cultura portuguesa;
i)  Colecções e obras doadas ou adquiridas de reconhecido valor.

Artigo 2.º
Competências

Compete ao Serviço de Biblioteca e Documentação Diplomática:
a)  Compilar e elaborar a sinopse de acordos, tratados e outros actos solenes de carácter internacional de que Portugal seja parte, pelo recurso à automatização como forma mais eficaz de responder às necessidades documentais demonstradas pelos seus utilizadores;
b)  Compilar e coordenar as decisões dos tribunais superiores portugueses em matéria de direito internacional e das decisões dos tribunais internacionais cuja jurisdição Portugal tenha aceite ou perante os quais tenha sido parte;
c)  Compilar a legislação e as disposições de execução permanente sobre os serviços do Ministério dos Negócios Estrangeiros, bem como de outros ministérios, função pública em geral ou outras que se revelem de interesse para o Ministério;
d)  Coordenar e orientar a produção, difusão e distribuição das publicações e outro material de apoio às actividades do Instituto Diplomático;
e)  Colaborar na edição de monografias, publicações em série e periódicas e outros meios de divulgação da problemática da política externa;
f) Ser depositário e coordenador da distribuição das publicações editadas pelo Ministério;
g)  Actualizar, tratar, organizar e armazenar, de harmonia com princípios biblioteconómicos, o fundo documental, nas áreas em que se insere;
h)  Proceder à adequação entre propostas de compra de monografias e publicações periódicas e consultas recebidas, em como executar os processos de aquisição dentro dos programas aprovados;
i)  Proceder ao tratamento documental das novas aquisições (catalogação e indexação);
j)  Actualizar os diversos catálogos existentes, mantendo-os organizados;
l)  Difundir o fundo bibliográfico da biblioteca, nomeadamente as novas aquisições;
m)  Supervisionar a informatização documental e gerir as bases de dados;
n) Manter contactos permanentes com outras bibliotecas e ou serviços de documentação, nacionais e estrangeiros, de modo a facilitar a obtenção de documentos pelo recurso à oferta e permuta;
o)  Recorrer ao processo de empréstimo interbibliotecas para a obtenção de publicações destinadas aos seus utilizadores internos;
p) Promover contactos com associações profissionais, nacionais e estrangeiras e organismos de normalização, na área da documentação;
q)  Proceder ao atendimento de consultas externas e outras dentro do regime estabelecido;
r)  Responder a pedidos de informação de utilizadores internos, ou provenientes de outros organismos estatais, públicos e ou privados.

Artigo 3.º
Registo das Publicações

1 - Todas as publicações remetidas ao Ministério dos Negócios Estrangeiros pelas missões no exterior serão obrigatoriamente registadas no Serviço de Biblioteca antes de transitarem para o serviço destinatário.
2 - Para todos os efeitos, as obras enviadas ou oferecidas ao Ministério dos Negócios Estrangeiros serão consideradas como integrando o espólio da biblioteca, desde que se ajustem à especialidade das suas colecções bibliográficas.

Artigo 4.º
Publicações editadas pelo Ministério dos Negócios Estrangeiros

1 - Todas as publicações editadas pelo Ministério dos Negócios Estrangeiros devem ser remetidas ao Serviço de Biblioteca e Documentação Diplomática (SBDD), que deverá zelar pela sua armazenagem, conservação e distribuição.
2 - Têm direito a receber por oferta um exemplar de cada uma das publicações editadas pelo Ministério dos Negócios Estrangeiros, depositadas na biblioteca, preferencialmente e pela ordem que se segue:
a)  Serviços internos e externos do Ministério;
b)  Funcionários da carreira diplomática a partir de secretário de embaixada;
c) Funcionários da carreira técnica superior dos quadros I e II do Ministério dos Negócios Estrangeiros;
d)  Outro pessoal do Ministério, desde que desempenhe funções técnicas e ou na área coberta pela publicação;
e)  Órgãos de soberania;
f)  Ministérios e organismos estatais;
g)  Ministérios congéneres de outros países, preferencialmente dos países africanos de língua oficial portuguesa ou dos países membros da União Europeia.

3 - As publicações poderão ainda ser oferecidas a outros organismos estatais, públicos e ou privados, na modalidade de permuta.
4 - As publicações a receber na biblioteca ao abrigo da modalidade de permuta devem apenas integrar as diversas temáticas da sua especialização, enunciadas no n.º 1 deste Regulamento.
5 - Os casos não contemplados neste articulado serão resolvidos pontualmente, mediante autorização superior.

Artigo 5.º
Consulta da biblioteca

O regime de consulta da biblioteca do Ministério dos Negócios Estrangeiros é o seguinte:
1 - Podem utilizar os serviços da sala de leitura da biblioteca os funcionários do Ministério dos Negócios Estrangeiros e, mediante autorização do director, investigadores nacionais e estrangeiros, ou outros que demonstrarem justificado interesse na consulta.
2 - A consulta far-se-á por requisição:
a)  Os utilizadores poderão consultar, simultaneamente, até um máximo de três obras, sendo-lhes permitida a leitura continuada das mesmas, por um prazo de uma semana, renovável por período de igual duração;
b)  A leitura continuada de obras será condicionada, contudo, à não existência de requisição da mesma obra por outros utilizadores;
c)  Cada obra deverá ser alvo de uma requisição a preencher, em duplicado, pelo utilizador, sendo o original arrumado num ficheiro próprio e a cópia no lugar onde o ficheiro se encontrava.  No momento de devolução da obra, a cópia da requisição é entregue aos utilizadores.

3 - Os apontamentos elaborados por funcionários do Ministério que integrem os fundos da biblioteca, mas que não tenham sido alvo de publicação, poderão ser requisitados por utilizadores internos, mediante autorização superior.
4 - Os utilizadores são responsáveis pelo correcto manuseamento das espécies, não devendo pôr em risco  a sua conservação.  Em caso de dano deverão proceder à sua substituição.
5 - É facultada, para efeitos de investigação, a reprodução de documentos desde que não excedam 20% do volume integral de páginas, mediante a assinatura de um termo de responsabilidade.  Sempre que a conservação das espécies bibliográficas desaconselhe a sua reprodução fotoestática, designadamente das obras que se encontram já em processo de deterioração, volumes encadernados ou de especial valor, não são autorizadas fotocópias.

Artigo 6.º
Empréstimo domiciliário

1 - As publicações existentes no Serviço de Biblioteca e Documentação Diplomática do Ministério dos Negócios Estrangeiros poderão ser alvo de empréstimo domiciliário exclusivamente a funcionários do Ministério.  Não podem, contudo, ser objecto de empréstimo, apenas sendo possível a sua consulta na sala de leitura, as seguintes publicações:
a)  Obras de referência, nomeadamente dicionários, enciclopédias, atlas, etc.;
b)  Obras raras ou de excepcional valor patrimonial.
2 - O utilizador poderá requisitar, em simultâneo, um máximo de três obras;  o prazo de utilização das publicações requisitadas para o empréstimo é de 30 dias.
3 - Em caso de comprovada necessidade, poderá o prazo referido no número anterior ser prorrogado por períodos de igual duração, até ao máximo de 60 dias.  A prorrogação será condicionada, contudo, à não existência de requisição da mesma obra por outros utilizadores; se a houver, estabelecer-se-á uma ordem de prioridade com base na apreciação da necessidade de utilização e da antiguidade do pedido.
4 - Findos os prazos de requisição e de prorrogação, se as houver, cabe ao SBDD reclamar a entrega das publicações.
5 - Os utilizadores obrigam-se a proceder à devolução à biblioteca das publicações em seu poder, findo o prazo do empréstimo.  Em caso de extravio ou dano da obra, deverá o utilizador repor a obra extraviada ou danificada.
6 - Quando se verificar o voluntário incumprimento das normas constantes deste Regulamento, o SBDD poderá retirar a faculdade de utilização aqui prevista.

Artigo 7.º
Empréstimo interbibliotecas

1 - As publicações existentes na biblioteca poderão ser requisitadas por órgãos de soberania, ministérios, organismos estatais e ou públicos, através dos respectivos serviços de documentação e ou bibliotecas, pelo recurso ao empréstimo interbibliotecas.
2 - O serviço que requisitar a obra ficará responsável pela sua conservação e devolução, por um prazo máximo de 30 dias. Em caso de dano ou extravio, deverá proceder à sua substituição.